Motywowanie zespołu sprzedażowego, czyli jak zbudować program dla przedstawicieli handlowych

Dwie płaszczyzny motywacji

Oczywiście samo w sobie, nie jest to złą praktyką. Ogranicza jednak pole możliwości, a przede wszystkim, efektywność budowania zaangażowania. Dlaczego? Należy pamiętać, że na aktywność pracownika składają się dwie płaszczyzny – zewnętrzna i wewnętrzna.

Pierwsza z nich odwołuje się do potrzeb „tu i teraz / w najbliższej przyszłości”. Są to np. chęć zwiększenia zarobków, osiągnięcie odpowiedniego standardu życia, akceptacja społeczna czy chęć uniknięcia kary (jeśli mówimy o motywacjach negatywnych). Z drugiej strony, bodźce wewnętrzne odwołują się do chęci rozwoju osobistego, zdobywaniu umiejętności, realizacji długofalowych, prywatnych celów życiowych. W rzeczywistości, programy motywacyjne wykorzystujące, w sposób zbalansowany, obie płaszczyzny odnoszą sukces. Te opierające się wyłącznie na jednej są mniej efektywne, a w skrajnych przypadkach mogą prowadzić do degeneracji trybu pracy.

Grywalizacja między pracownikami

Na obecnym poziomie świadomości rynku, z pewnością dla nikogo nie będzie zaskoczeniem, iż to właśnie w mechanizmach grywalizacji upatruje się klucza do sukcesu. Bez względu na to czy mówimy o indywidualnych konsumentach, klientach B2B czy własnych pracownikach – bodźce działające na ich zachowanie można skategoryzować w przybliżonych grupach i na ich podstawie budować programy motywacyjne czy lojalnościowe.

Rozrywka i przyjemność płynące ze swego rodzaju gry i rywalizacji z innymi uczestnikami. Wykonywanie kolejnych zadań z rosnącym poziomem trudności. Współdziałanie w wyzwaniach wymagających pracy zespołowej. Zdobywanie coraz atrakcyjniejszych nagród. A w końcu sięganie po laur zwycięzcy. To mechanizmy znane chociażby z gier komputerowych, które jak pokazuje wieloletnie doświadczenie, przełożone na codzienne życie i pracę, przynoszą równie satysfakcjonujący efekt.

W kontekście zadań i celów stawianych przed pracownikami, grywalizacja ma jeszcze jedną niezaprzeczalną zaletę. Sankcjonuje stopniowanie poziomu trudności celów od najprostszych do najtrudniejszych. Realizacja tych z poziomów niższych otwiera nowe możliwości i ciekawsze przedziały nagród. W ten sposób maksymalizowane jest zaangażowanie pracownika, który w innym przypadku mógłby momentalnie zniechęcić się do realizacji KPI, które uznałby dla siebie za zbyt wygórowane czy wręcz nieosiągalne.

Przemyślana strategia programu motywacyjnego

Jednocześnie chcemy przestrzec przed myśleniem, że wdrożenie programu motywacyjnego (opartego na grywalizacji lub też nie) od razu rozwiąże wszystkie problemy i zwiększy zaangażowanie pracowników. Każdy program musi być dobrze przemyślany, oparty na konkretnej strategii, a nade wszystko dopasowany do specyfiki konkretnej firmy i jej pracowników. Z tego względu niezbędna jest ich dobra znajomość i rozpoznanie potrzeb, oczekiwań i motywatorów. A jeśli tylko istnieje taka możliwość, warto zawsze przeprowadzić pilotażowe testy takiego programu i je rzetelnie ocenić.

Z drugiej strony, konieczne jest też rozważne dobranie celów i mechanik programu motywacyjnego. Niezbędne jest ich zbalansowanie na możliwie szerokiej płaszczyźnie. Naturalnym jest, że nadrzędnym celem programu jest zapewnienie firmie zwiększenia poziomów sprzedaży, jakości obsługi i możliwości rozwoju. Przedsiębiorstwo musi rozwijać się w wielu kierunkach jednocześnie i właśnie odzwierciedleniem takiej strategii powinien być program motywacyjny.

Istnieje całkiem sporo przykładów nieudanych akcji, skupiających się tylko na jednym aspekcie. Przykładem może być tutaj Departament do Spraw Weteranów w USA. Długi czas oczekiwania na rozpatrzenie wniosków, skłonił administrację do wprowadzenia programu motywacyjnego. Przyznawano premie finansowe dla pracowników z najwyższym współczynnikiem przetworzonych wniosków (motywacja zewnętrzna + cel ilościowy). Bardzo wysokie KPI ustalone na starcie, spowodowały, że pracownicy zaczęli przyjmować wnioski krótsze (dłuższe odkładano na bok) i błędnie wypełnione (brak czasochłonnej kontroli). Z kolei w jednym z Disneylandów w USA, aby zmotywować pracowników do wzmożonej pracy wprowadzono prosty mechanizm grywalizacji. Zamontowano dużą elektroniczną tablicę, na której wyświetlano współczynniki produktywności każdego z pracowników. System rejestrował wzrosty i spadki w tym wewnętrznym rankingu. Efekt był przeciwny do zamierzonego. Pracownicy zaniepokojeni wysokimi wymaganiami i obawą przed konsekwencjami, zaczęli rezygnować z przysługujących im przerw, aby „gonić” wyniki. Akcja wywołała także pośród nich poczucie bycia kontrolowanym i obserwowanym przez cały czas przez zarząd firmy.

Jak zatem dobrze budować cele? W programie motywacyjnym opartym na grywalizacji przede wszystkim powinny dotyczyć różnych aspektów działalności firmy (np. sprzedaży, zrealizowanych szkoleń, satysfakcji klienta) czy celów biznesowych (jakościowych i ilościowych). Warto podporządkować je metodologii SMART (Specific / jasny i zrozumiały, Measurable / możliwy do zmierzenia w określony sposób, Achievable / ambitny ale osiągalny, Relevant – możliwy do zrealizowania, Time-bound – do zrealizowania w określonym czasie).

Angażuj jak największą ilość pracowników

Rzadko się zdarza, aby udało się zaangażować 100% pracowników w program motywacyjny. Z reguły istnieje realne ryzyko, iż aktywnie rywalizować będzie pewna grupa, która realnie walczy o nagrody i topowe miejsca w rankingu. Reszta pracowników z oczywistych powodów może stopniowo tracić motywację do aktywnego działania.

Błędem jest jednak uznawanie tego za stan naturalny i brak podejmowania działań, mogących przełamać ten marazm. Realizacja celów sprzedażowych nie powinna zamykać się na jednostce. To praca zespołowa, dlatego cele zakładające i nagradzające team work, są jak najbardziej wartościowe. Tak samo jak systemy zakładające dzielenie się wiedzą, rozwijanie kompetencji czy uczenie się dobrych praktyk od najlepszych sprzedawców w firmie.

Częstym problemem w angażowaniu pracowników jest także również brak czasu. Duża ilość obowiązków, realizacja codziennych zadań, delegacje i spotkania z klientami, pochłaniają znaczące ilości dnia. W tym zakresie dobrą praktyką jest wykorzystanie urządzeń mobilnych, z którymi praktycznie się nie rozstają. Aplikacje mobilne i dostęp do panelu z poziomu smartfona pozwoli im być na bieżąco, w każdym momencie.

Oczywiście program motywacyjny należy traktować jako inwestycję w rozwój firmy, przynoszącą jednak w dłuższej perspektywie czasu wymierne korzyści.

Jak dobierać nagrody dla pracowników

Dobór odpowiedniego katalogu nagród jest zawsze trudnym tematem. Jedynie bardzo dobra znajomość swoich pracowników – ich potrzeb, marzeń czy celów pozwala zawężać zbiór nagród do efektywnego minimum.

W każdym innym przypadku katalog powinien być możliwie bogaty i zróżnicowany, a przez to dopasowany do szerokiego grona odbiorców. Innych produktów poszukują mężczyźni, a innych kobiety. Dla jednych atrakcyjna jest możliwość odbycia kursu językowego, a dla innych rodzinny wyjazd na wczasy.

Tworząc katalog nagród wymienianych za punkty gromadzone w programie musi być także zbalansowany pod względem wartości nagród. Przykładowo: jeśli pracownik jest w stanie zgromadzić średnio 100 pkt miesięcznie, a nagrody zaczynają się z poziomu 2000, szybko straci motywację do działania. W tym zakresie mechanizm grywalizacji polegający na odblokowywaniu kolejnych poziomów nagród sprawdza się znakomicie.

Oprócz produktów z katalogu wykorzystuje się także przyznawanie dodatkowych nagród za bezpośrednią rywalizację i przyznawane są wg miejsc zajmowanych w rankingu pracowników. Taka praktyka intensyfikuje zaangażowanie w codzienną pracę – osiągnięcie najlepszych wyników to nie tylko prestiż i powód do dumy, ale także zdobycie wyjątkowo atrakcyjnej nagrody głównej. W zależności od możliwości i potrzeb takie rozstrzygnięcia można robić kwartalnie, półrocznie lub rocznie.

Programy motywacyjne dla pracowników wymagają solidnego przygotowania i planowania. Warto w tym zakresie skorzystać z pomocy branżowych specjalistów takich jak np. zespół Motivation Direct. Wieloletnie doświadczenie pozwala nam przeprowadzić markę przez cały proces – od etapów strategicznych poprzez wdrożenie platformy, a kończąc na bieżącej obsłudze programu.